Tietosuoja- ja asiakastietorekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Niina Takaneva, Suunnistajalle – Uravalmennus- ja terapiapalvelut, Riilahdentie 5 C 8, 02360 Espoo
niina.takaneva@gmail.com, 
040 5562536, 
Y-tunnus 3139874-4

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

• Asiakaskirjeet ja tiedotteet
• Markkinointi omille asiakkaille
• Analysointi ja tilastointi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on palvella asiakkaan terapeuttisten keskustelujen suunnittelua ja toteutusta. Asiakkaan kanssa käytyjä keskusteluja ei nauhoiteta tai kirjata ajanvarausjärjestelmään tai laskutusjärjestelmään, tai muutoinkan sähköisesti mihinkään järjestelmiin. Ajan varaamalla ja palvelua käyttämällä asiakas suostuu henkilötietojen käsittelyyn tämän selosteen mukaisesti asiakkuutensa ajaksi (Nimi, laskutusosoite/kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero).

Em. henkilötietoja säilytetään HOLVI.fi -laskutuspalvelun salasanasuojatussa verkkopalvelussa. Palveluntarjoaja on sitoutunut EU:n 1.1.2019 voimaan tulleen tietosuoja-asetuksen noudattamiseen.

https://support.holvi.com/hc/fi/articles/115001553145-Turvallisuus#4

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Lakisääteinen velvoite:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Tietosuojalaki (5.12.2018/1050)

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja niiden säilytysajat

Henkilön yksilöintitietoina rekisteriin tallennetaan ajanvarauksen yhteydessä asiakkaan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiosoite ja -paikkakunta sekä asiakkaan vapaasti toimittamia muita terapian toteuttamiseksi oleellisia lisätietoja. Tietoja säilytetään asiakkuuden päättymiseen saakka. Tiedot poistetaan viimeistään, kun asiakas ei ole 12 kuukauteen varannut aikaa, tällöin asiakkuus katsotaan päättyneeksi. 12 kuukauden jälkeen asiakkuuden katsotaan alkavan alusta, mikäli asiakas varaa uudelleen ajan.

5. Manuaalinen aineisto

Manuaaliset aineistot säilytetään lukon takana olevissa tiloissa, johon vain terapeutilla on pääsy. Terapiassa kerätyt tiedot voidaan asiakkaan toiveen mukaan tuhota heti terapian päätyttyä, tai ne voidaan säilyttää enintään vuoden ajan terapeutin hallussa, mikäli asiakas haluaa palata terapiaan uudelleen vuoden sisällä.

Asiakkaan kanssa käytyjä terapeuttisiakeskusteluja ei ole tarpeellista tallentaa tai referoida yksityiskohtaisesti , joten käyntitietoja ei tallenneta missään muodossa sähköisiin järjestelmiin. Terapiatapaamisissa mahdollisesti prosessin edistämiseksi työstetyt kirjalliset tuotteet, sekä piirrokset luovutetaan asiakkaan halutessa asiakkaalle.  Asiakkaan tulee noutaa materiaalit sovittuna ajankohtana, tietoturvasyistä materiaaleja ei postiteta. 

6. Käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

• HOLVI laskutus- ja asiakasrekisterijärjestelmä
(Nimi, laskutusosoite, sähköposti, puhelinnumero).

7. Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan

Pääsääntöisesti tietolähteenä toimii palvelua käyttävä asiakas itse. Asiakas voi itse luovuttaa omia tietojaan.

Terapeutti sitoutuu pitämään asiakkaalta kuulemansa asiat luottamuksellisina. Vaitiolovelvollisuus jatkuu myös terapiaprosessin loputtua. Asiakkaan tilannetta ja terapiaprosessin etenemistä voidaan asiakkaan luvalla käsitellä terapeutin omassa työnohjauksessa niin, ettei asiakas ole tunnistettavissa.

8. Henkilötietojen luovuttaminen

Palvelun asiakkaita koskevat henkilötiedot ovat salassa pidettäviä, eikä niitä luovuteta missään tapauksissa kolmansille osapuolille.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Palvelun käytön yhteydessä asiakasrekisteriin rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Tiedot toimitetaan viimeistään kuukauden kuluessa. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain mukaan rekisterinpitäjän velvollisuus on oma-aloitteisesti sekä myös rekisteröidyn pyynnöstä korjata henkilörekisteriin sisältyvät virheelliset tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista asiakas- ja ajanvarausrekistereistä välittömästi asiakkuuden päätyttyä. Ajanvarausta ei voida tehdä laskutuksellisista syistä ilman asiakkaan rekisterinpitäjän käyttöön luovuttamia henkilötietoja (Nimi, laskutusosoite, sähköposti, puhelinnumero).